Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası
I. Amaç
İşbu Politika’nın amacı; Klimak Isıtma ve Soğutma Sistemleri Taahhüt ve Ticaret Limited Şirketi tarafından işlenen kişisel verilerin saklama sürelerinin belirlenmesi ve süresi dolan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin esasları belirlemektir.
II. Kapsam
Bu politika; elektronik ve fiziksel ortamdaki tüm kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerini kapsar.
III. Saklama ve İmha Sebepleri
Şirket; çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve ziyaretçilere ait kişisel verileri iş süreçlerini yürütmek amacıyla saklar ve mevzuat süresi sonunda imha eder.
IV. Güvenlik Tedbirleri
4.1 Teknik Tedbirler
- Erişim kontrolü ve yetkilendirme
- Antivirüs ve firewall kullanımı
- Fiziksel güvenlik (kilitli dolaplar)
- Veri yedekleme
- SSL ile web güvenliği
- İmha altyapısı
4.2 İdari Tedbirler
- Politika ve prosedürler
- Personel eğitimi
- Gizlilik sözleşmeleri
- Tedarikçi denetimi
- Veri ihlali yönetimi
- Periyodik denetimler
V. Kişisel Verilerin İmhası
5.1 Silme
Kişisel veriler ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Silme Süreci
- Verilerin belirlenmesi
- Yetkili kullanıcıların tespiti
- Erişim haklarının kaldırılması
Silme Yöntemleri
- Bulut sistemlerden silme
- Kağıt belgelerde karartma
- Sunucu dosyalarının silinmesi
- Taşınabilir medya temizleme
- Veritabanı kayıtlarının silinmesi
5.2 Yok Etme
Verilerin tamamen geri getirilemez şekilde yok edilmesidir.
Yok Etme Yöntemleri
- Fiziksel imha (yakma, parçalama)
- Üzerine yazma
- Manyetik yok etme
Ortamlara Göre Yok Etme
- Sunucular ve cihazlar
- Flash ve SSD diskler
- Mobil cihazlar
- Yazıcılar ve çevre birimleri
- Kağıt belgeler
- Bulut sistemleri
5.3 Anonimleştirme
Verilerin kimliği belirlenemez hale getirilmesidir.
VI. Sorumlular
- Departman veri sorumluları
- Teknik birim
VII. Saklama Süreleri
Saklama süreleri Kişisel Veri Envanteri’nde belirlenir ve düzenli olarak güncellenir.
VIII. Periyodik İmha
Saklama süresi dolan veriler en geç 6 ay içinde imha edilir.
IX. Başvuru Durumunda İmha
- Talep varsa 30 gün içinde işlem yapılır
- Üçüncü kişilere aktarıldıysa bilgilendirme yapılır
- Şartlar oluşmazsa talep reddedilebilir
X. Güncellemeler
Politika gerektiğinde güncellenir ve yayımlanır.